Triggers
Overzicht triggers, templates en parameters
Flow: Leerlingstatus
#1 Nieuwe aanmelding
#2 Aanvullende gegevens vereist
#3 Leerling is afgewezen
#4 Nieuwe plaatsing
#5 Startbrief
#6 Verlengingsmail
#7 Traject gestopt
#8 Traject afgerond
#9 Voortgangsrapportage bekijken
#1 Nieuwe aanmelding
Tag: REGISTRATION_NEW
Soort bericht: Nieuwe aanmelding leerling.
Wanneer: Direct nadat de leerling is aangemeld door SOT.
Naar wie: De plaatsingscommissie.
Template
Onderwerpregel: Let op! Er is een nieuwe leerling aangemeld
Snippet: Beoordeel de aangeleverde documenten
Titel: Er is een nieuwe leerling aangemeld
Beste [automationfield:Recipient.FullName],
We willen u er graag op attenderen dat er zojuist een nieuwe leerling is aangemeld. U vindt deze nieuwe aanmelding in het dashboard.
Wilt u er op letten dat de aangeleverde documenten binnen (aantal) dagen beoordeeld moeten worden? Bij voorbaat dank.
Met vriendelijke groet,
(Uw organisatienaam)
Parameters
| Parameter | Omschrijving |
|---|---|
| [automationfield:Recipient.FullName] | voornaam betrokkene |
#2 Aanvullende gegevens vereist
Tag: ADDITIONAL_DATA_REQUIRED
Soort bericht: Aanvullende gegevens vereist.
Wanneer: Direct nadat er uit de beoordeling blijkt dat er meer informatie nodig is.
Naar wie: SOT
Template
Onderwerpregel: Let op! De aanmelding is nog niet compleet
Snippet: Er zijn aanvullende gegevens vereist
Titel: De aanmelding is nog niet compleet
Beste [automationfield:Recipient.FullName],
Via deze weg brengen we u op de hoogte van de beoordeling van een recent aangeleverde aanmelding. Om de aanmelding van de leerling volledig te maken, zijn aanvullende gegevens vereist. Hieronder vindt u een overzicht van de ontbrekende gegevens.
Bericht: [automationfield:Review.Content]
Bekijk snel de aanmeldingen in het dashboard om te kunnen zien welke gegevens nodig zijn om de aanmelding opnieuw in te dienen.
Met vriendelijke groet,
De plaatsingscommissie
Parameters
| Parameter | Omschrijving |
|---|---|
| [automationfield:Recipient.FullName] | voornaam betrokkene |
| [automationfield:Review.Content] | veld met opmerkingen over welke gegevens ontbreken |
#3 Leerling is afgewezen
Tag: REGISTRATION_REJECTED
Soort bericht: Afwijzing leerling.
Wanneer: Direct nadat de plaatsingscommissie de plaatsing afwijst.
Naar wie: Het SOT.
Template
Onderwerpregel: Er is een belangrijk besluit genomen.
Snippet: De status van een leerling is gewijzigd
Titel: De status van een leerling is gewijzigd
Beste [automationfield:Recipient.FullName],
We willen u graag informeren over een belangrijk besluit rondom de aanmelding van [automationfield:Person.FullName] met OT-ID [automationfield.Person.SourceID]. Deze verandering kan gevolgen hebben voor het traject.
Neem voor meer informatie contact op met jouw contactpersoon.
Met vriendelijke groet,
De plaatsingscommissie
Parameters
| Parameter | Omschrijving |
|---|---|
| [automationfield:Recipient.FullName] | voornaam betrokkene |
| [automationfield:Person.FullName] | voor- & achternaam kind |
| [automationfield.Person.SourceID] | OT-ID |
#4 Nieuwe plaatsing
Tag: REGISTRATION_COMPLETED
Soort bericht: Bevestiging aanmelding.
Wanneer: Zodra de plaatsing akkoord is en het traject gestart is met voorbereiden.
Naar wie: COPA & SOT
Template
Onderwerpregel: Er is een nieuwe plaatsing
Snippet: Het traject wordt voorbereid
Titel: Het traject wordt voorbereid
Beste [automationfield:Recipient.FullName] ,
Een nieuwe aanmelding op (uw organisatienaam) van [automationfield:Person.FullName] is succesvol beoordeeld. Dit betekent dat het traject op dit moment voorbereid wordt.
Mocht dit definitief ingepland staan, zal u wederom hierover geïnformeerd worden middels een startbrief.
Met vriendelijke groet,
(Uw organisatienaam)
Parameters
| Parameter | Omschrijving |
|---|---|
| [automationfield:Recipient.FullName] | voornaam betrokkene |
| [automationfield:Person.FullName] | voor- & achternaam kind |
#5 Startbrief
Tag: TRACK_START
Soort bericht: Aankondiging van start traject.
Wanneer: Nadat het traject staat ingepland.
Naar wie: Alle betrokkenen.
Template
Onderwerpregel: Let op! Er is een belangrijke mededeling
Snippet: Dit is de startbrief voor [automationfield:Person.FullName]
Titel: Dit is de startbrief voor [automationfield:Person.FullName]
Beste [automationfield:Recipient.FullName],
We willen u graag meedelen dat het traject voor [automationfield:Person.FullName] bij (uw organisatienaam) zojuist is ingepland. Hieronder vindt u de details van de aanmelding.
Details van de aanmelding: Voor- & achternaam: [automationfield:Person.FullName] Geboortedatum: [automationfield:Person.DateOfBirth] Soort traject: [automationfield:Activity.Name] Duur in weken van traject: [automationfield:Activity.QuantityWeek] Startdatum traject: [automationfield:Person_ActivityGroup.StartDate] Einddatum traject: [automationfield:Person_ActivityGroup.EndDate]
Als de startdatum niet in de toekomst ligt, betekent dit dat het traject per direct van start gaat.
Heeft u naar aanleiding van deze mail nog vragen en/of opmerkingen? Neem dan contact met ons op.
Met vriendelijke groet,
(Uw organisatienaam)
Parameters
| Parameter | Omschrijving |
|---|---|
| [automationfield:Recipient.FullName] | voornaam betrokkene |
| [automationfield:Person.FullName] | voor- & achternaam kind |
| [automationfield:Person.DateOfBirth] | geboortedatum kind |
| [automationfield:Activity.Name] | soort traject |
| [automationfield:Activity.QuantityWeek] | duur in weken |
| [automationfield:Person_ActivityGroup.StartDate] | startdatum traject |
| [automationfield:Person_ActivityGroup.EndDate] | beoogde einddatum traject |
#6 Verlengingsmail
Tag: TRACK_EXTENDED
Soort bericht: Verlenging van het traject.
Wanneer: Nadat er beslist is dat er een verlenging van het traject nodig is en dus de einddatum gewijzigd is.
Naar wie: Alle betrokkenen.
Template
Onderwerpregel: Let op! Een belangrijke mededeling over [automationfield:Person.FullName]
Snippet: De einddatum van het traject is gewijzigd
Titel: Een belangrijke mededeling over het traject van [automationfield:Person.FullName]
Beste [automationfield:Recipient.FullName] ,
We willen u graag informeren over een belangrijke ontwikkeling in het traject van [automationfield:Person.FullName]. De einddatum van het traject is gewijzigd. De nieuwe einddatum is: [automationfield:Person_ActivityGroup.EndDate]. Dit betekent dat het standaardtraject wordt verlengd en opnieuw wordt beschouwd als ‘lopend’.
Tijdens de eerstvolgende periodieke beoordeling van de voortgang, wordt de status van het traject opnieuw beoordeeld. Mocht het traject verlengd, gestopt of afgerond worden, dan informeren we u hierover.
Heeft u naar aanleiding van deze mail nog vragen en/of opmerkingen? Neem dan contact met ons op.
Met vriendelijke groet,
(Uw organisatienaam)
Parameters
| Parameter | Omschrijving |
|---|---|
| [automationfield:Recipient.FullName] | voornaam betrokkene |
| [automationfield:Person.FullName] | voor- & achternaam kind |
| [automationfield:Person_ActivityGroup.EndDate] | beoogde einddatum traject |
#7 Traject gestopt
Tag: TRACK_END
Soort bericht: Vroegtijdige beëindiging van het traject.
Wanneer: Direct nadat het traject niet succesvol is afgerond.
Naar wie: Alle betrokkenen.
Template
Onderwerpregel: Let op! Een belangrijke mededeling over [automationfield:Person.FullName]
Snippet: Het traject is vroegtijdig beëindigd
Titel: Een belangrijke mededeling over het traject van [automationfield:Person.FullName]
Beste [automationfield:Recipient.FullName],
We willen u graag informeren over een belangrijke ontwikkeling in het traject van [automationfield:Person.FullName].
Na zorgvuldige overweging tijdens de periodieke beoordelingen, is besloten om het traject vroegtijdig te beëindigen. Dit betekent dat de uitstroombestemming van [automationfield:Person.FullName] bekend is. Hiermee sluiten we de registratie van het leerlingdossier van [automationfield:Person.FullName].
Heeft u naar aanleiding van deze mail nog vragen en/of opmerkingen? Neem dan contact met ons op.
Met vriendelijke groet,
(Uw organisatienaam)
Parameters
| Parameter | Omschrijving |
|---|---|
| [automationfield:Recipient.FullName] | voornaam betrokkene |
| [automationfield:Person.FullName] | voor- & achternaam kind |
#8 Traject afgerond
Tag: TRACK_COMPLETED
Soort bericht: Succesvolle beëindiging van het traject.
Wanneer: Direct nadat het traject succesvol is afgerond.
Naar wie: Alle betrokkenen.
Template
Onderwerpregel: Het traject van [automationfield:Person.FullName]] is succesvol afgerond
Snippet: De leerling heeft een nieuwe uitstroombestemming
Titel: Het traject van [automationfield:Person.FullName] is succesvol afgerond
Beste [automationfield:Recipient.FullName],
Bij deze willen we u informeren dat het traject voor [automationfield:Person.FullName] succesvol is afgerond. Dit betekent dat de leerling een nieuwe uitstroombestemming heeft.
Via deze weg attenderen we u erop dat dit de laatste communicatie is binnen dit traject. We willen u graag bedanken voor uw betrokkenheid.
Heeft u naar aanleiding van deze mail nog vragen en/of opmerkingen? Neem dan contact met ons op.
Met vriendelijke groet,
(Uw organisatienaam)
Parameters
| Parameter | Omschrijving |
|---|---|
| [automationfield:Recipient.FullName] | voornaam betrokkene |
| [automationfield:Person.FullName] | voor- & achternaam kind |
#9 Voortgangsrapportage bekijken
Tag: ACCESS_CODE
Soort bericht: Toegangscode voor bekijken voortgangsrapportage
Wanneer: Door tijdens de aanvraag je e-mailadres in te vullen.
Naar wie: Naar iedereen die deze aanvraag doet én gekoppeld staat als contactpersoon aan de leerling.
Template
Onderwerpregel: Let op! Een belangrijk bericht
Snippet: Dit is de access code voor [automationfield:Recipient.FullName]
Titel: Dit is de access code voor [automationfield:Recipient.FullName]
Voer deze code in om toegang te krijgen: [automationfield:AccessCode.Code]
Met vriendelijke groet,
(Uw organisatienaam)
Parameters
| Parameter | Omschrijving |
|---|---|
| [automationfield:Recipient.FullName] | voornaam betrokkene |
| [automationfield:AccessCode.Code] | toegangscode |