Secretariaat
Inleiding
Welke functies worden door de gebruikersrol Secretariaat in het LVS uitgevoerd?
- Traject voorbereiden (leerling stamgegevens opvoeren)
- Alle betrokkenen uitnodigen voor het intakegesprek
- Oproep verzoeken opvolgen
Wat kan de gebruikers Secretariaat zien?
Hierboven is het Dashboard van de gebruikersrol Secretariaat zichtbaar. Dit is functioneel ingericht zodat de belangrijkste functionaliteiten direct zichtbaar en te gebruiken zijn.
Uitleg Dashboard
Menu
Oproepverzoeken
Traject voorbereiden
Briefing
Zoekbalk
Verantwoordelijkheden Secretariaat in het LVS
Vanuit de volledige procesflow heeft het Secretariaat een aantal verantwoordelijkheden binnen de LVS-applicatie. Deze verantwoordelijkheden staan hieronder beschreven.
Trajectstatussen
De aanmeldingen kunnen de volgende statussen hebben:
- Traject voorbereiden: het Secretariaat is verantwoordelijk voor het vullen van de stamgegevens van de leerling en het koppelen van de juiste betrokkenen.
- Traject controleren: wanneer de voorbereiding compleet is, verandert de status naar 'traject controleren'. Dit betekent dat de startbrief gecontroleerd wordt door de directeur zodat deze daarna verzonden kan worden naar de betrokkenen.
- Traject ingepland: deze status zie je wanneer de laatste controle heeft plaatsgevonden om het traject te starten en wanneer de startdatum van het traject nog in de toekomst ligt. Dit betekent dat alle gegevens van de leerling correct en compleet in de LVS-applicatie staan om het traject van de leerling van start te laten gaan.
- Traject loopt: vanaf het moment dat het traject loopt, ben jij er als Secretariaatmedewerker verantwoordelijk voor dat oproepverzoeken worden opgevolgd en dat hier terugkoppeling op wordt gegeven aan het Onderwijsteam.
- Traject gestopt: wanneer wordt besloten dat het traject van de leerling voortijdig beëindigd wordt, zullen alle betrokkenen geïnformeerd worden dat het traject is gestopt.
- Traject afgerond: de einddatum van de trajectperiode is bereikt. De leerling zal terugkeren naar de stamschool of een andere uitstroombestemming hebben.