Inrichting
Op deze pagina vind je de stappen die je moet doorlopen om de SERA Datawijzer LVS-applicatie in te richten.
1. Inloggen functioneel beheer
Om bij het Dashboard te komen, moet je inloggen via [LINK NAAR INLOGPAGINA]. Je krijgt dan onderstaand scherm te zien:
Klik bij 'Log direct in met' op Aanmelden met Microsoft
. Dit is de manier waarop SSO inlogt. Zo kun je snel en veilig inloggen zonder dat je een gebruikersnaam en wachtwoord hoeft in te vullen in de SERA Datawijzer LVS-applicatie.
Let op! Je kunt alleen inloggen in de backoffice van de SERA Datawijzer LVS-applicatie als je toegevoegd bent als Werknemer en Gebruiker van het LVS. Wanneer je niet in de backoffice als werknemer en gebruiker staat, kun je niet op deze manier inloggen.
2. Bedrijfsinstellingen
Wanneer je inlogt, zie je aan de linkerkant een menubalk. Klik in het menu op Bedrijfsinstellingen
. Je krijgt dan onderstaand scherm te zien:
Wat doet dit programma?
In dit programma zie je alle instellingen die te maken hebben met jouw organisatie.
Wat vul je in?
Belangrijk is dat je de bedrijfsinstellingen zo veel als mogelijk laat staan zoals ze staan.
[APART STUK MET UITLEG VAN ALLE LOSSE BEDRIJFSINSTELLINGEN?]
3. Locaties aanmaken
Wanneer je inlogt, zie je aan de linkerkant een menubalk. Klik in het menu op Locaties
. Je krijgt dan onderstaand scherm te zien:
[AFBEELDING TOEVOEGEN]
Wat doet dit programma?
In dit programma vind je een overzicht van alle locaties. Je kunt een nieuwe locatie toevoegen door rechts bovenin op de knop Ruimte toevoegen
te klikken.
Met locatie wordt in dit programma de overkoepelende, fysieke locatie van jouw organisatie bedoeld. Vanuit hier ga je ruimtes aanmaken. De ruimtes koppel je onder de locatie. Vervolgens kun je aan de ruimtes een rooster koppelen voor de aanwezigheid en het toevoegen van medewerkers bij de klas.
Let op! Zonder locatie kun je geen ruimtes aanmaken.
Wat vul je in?
Wanneer je een nieuwe locatie wil toevoegen, krijg je onderstaand scherm te zien:
Wanneer je een nieuwe locatie aanmaakt, moet je deze gegevens invullen:
- Locatiecode: Het systeem maakt automatisch een locatiecode aan.
- Type: Hier selecteer je het locatietype.
- Naam: Hier vul je de naam van de locatie in.
De volgende gegevens kun je optioneel invullen:
- Adres: Hier vul je het adres van de locatie in.
- Postcode: Hier vul je de postcode van de locatie in.
- Plaatsnaam: Hier vul je de plaatsnaam van de locatie in.
- E-mailadres: Hier vul je het e-mailadres van de locatie in.
- Telefoonnummer: Hier vul je het telefoonnummer van de locatie in.
- BRIN-nummer: Hier vul je het BRIN-nummer van de locatie in.
- Afdeling: De afdeling die je hier selecteert, heeft te maken met geldstromen.
- Kleurcode:
4. Ruimtes aanmaken
Wanneer je inlogt, zie je aan de linkerkant een menubalk. Klik in het menu op Ruimtes
. Je krijgt dan onderstaand scherm te zien:
Wat doet dit programma?
In dit programma vind je een overzicht van alle ruimtes, ofwel lokalen. Deze ruimtes zijn relevant voor het rooster. Je kunt een nieuwe ruimte toevoegen door rechts bovenin op de knop Ruimte toevoegen
te klikken.
Wat vul je in?
Wanneer je een nieuwe ruimte aanmaakt, vul je deze gegevens in:
- Ruimtecode: Het systeem maakt automatisch een ruimtecode aan. Dit gebeurt opvolgend, dus na ZW01 komt ZW02. Indien gewenst kun je de ruimtecode aanpassen met een afgekorte omschrijving, maar dit hoeft niet.
- Locatie: de locatie vul je in van de vooraf ingestelde locatiecode. Hierbij koppel je de ruimte aan de bovenliggende locatie (let op: dit is de code bestaande uit 2 tekens).
- Naam: Voer hier de gewenste omschrijving van de ruimte in.
5. Medewerkers aanmaken
Wanneer je inlogt, zie je aan de linkerkant een menubalk. Klik in het menu op Medewerkers
. Je krijgt dan onderstaand scherm te zien:
Wat doet dit programma?
In dit programma vind je een overzicht van alle medewerkers, inclusief de mogelijkheid om dit overzicht te filteren. Je kunt een nieuwe medewerker toevoegen door rechts bovenin op de knop Medewerker toevoegen
te klikken.
Wat vul je in?
Wanneer je een nieuwe medewerker aanmaakt, moet je 4 gegevens verplicht invullen:
- Voornaam
- Achternaam
- Functiegroep
- E-mailadres
Let op! Het e-mailadres moet hier goed staan en je moet de functiegroep toevoegen die passend is bij de gebruikersrollen. Dit bepaalt namelijk vanuit welk dashboard je gaat werken en welke informatie je mag inzien. Ons advies: vul dit bij de inrichting in 1 keer goed in en pas het vervolgens niet meer aan. Vanuit het aanmaken van een medewerker, wordt er automatisch een gebruikersaccount aangemaakt.
6. Gebruikersaccount aanmaken
Wanneer je inlogt, zie je aan de linkerkant een menubalk. Klik in het menu op Gebruikersaccounts
. Je krijgt dan onderstaand scherm te zien:
Wat doet dit programma?
In dit programma vind je een overzicht van alle medewerkers, inclusief de mogelijkheid om dit overzicht te filteren. Je kunt een nieuw gebruikersaccount toevoegen door rechts bovenin op de knop Gebruikersaccount toevoegen
.
Wat vul je in?
Nu de medewerker is aangemaakt, wordt het gebruikersaccount ook automatisch aangemaakt.
Werk je vanuit de functiegroep Secretariaat, maar zit je in het Management Team? Dan kun je het gebruikersaccount aanpassen naar Manager. Het Dashboard verandert dan niet, maar de programmalijst wordt wel aangepast.
Ons advies: verander zo weinig mogelijk in de werknemers- en gebruikersaccounts. Elke gebruikersrol heeft een ander dashboard, dat misschien niet past bij de functionaliteiten die ze nodig hebben.
7. Trajectsoorten
Wanneer je inlogt, zie je aan de linkerkant een menubalk. Klik in het menu op Inrichting
en vervolgens op Trajectsoorten (S225)
. Je krijgt dan onderstaand scherm te zien:
Wat doet dit programma?
Trajectsoorten worden binnen de inrichting opgevoerd om de trajectperiodes vast te stellen. Bij het opvoeren van de looptijd per traject, wordt vanuit de startdatum een einddatum berekend. De trajectsoorten worden gekoppeld aan de klas en aan de leerling.
Berekening Trajectperiode
Bij het opvoeren van een startdatum bij de leerling wordt een suggestie gegeven voor een einddatum. Dit gebeurt volgens deze berekening:
- De startdatum die wordt ingevoerd, wordt doorgeteld met het gekoppelde aantal weken van de trajectsoort.
- De suggestie van de einddatum wordt altijd vastgesteld op een vrijdag. En ongeacht of de startdatum op een maandag, dinsdag, woensdag, donderdag of vrijdag is, zal dit worden geteld als week 1.
- Mocht de trajectperiode van de leerling in een vakantie vallen, dan zal dit doorberekend worden met de vakanties die na de trajectsoorten worden ingevoerd.
Let op! Wanneer er onverhoopt een startdatum geregistreerd wordt in de vakantie of een weekend, zal deze de eerstvolgende maandag als startdatum gebruiken.
Vanuit deze berekening is het belangrijk om per schooljaar goed af te stemmen welke einddatum gesuggereerd wordt per trajectsoort. Controleer voor de zekerheid alle trajectsoorten die er zijn in het LVS door een leerling per traject toe te voegen en te bekijken of de einddatum passend is voor het huidige schooljaar (inclusief vakantie weken/dagen).
Wat vul je in?
Trajectsoorten voer je in op de volgende manier:
- Klik op Trajectsoort toevoegen.
- De Trajectsoortcode wordt automatisch ingevuld. Deze kun je indien gewenst aanpassen, maar dit hoeft niet.
- Vul de naam in van het traject als omschrijving.
- Vul het aantal weken in dat het traject duurt.
- Druk op opslaan.
- De Trajectsoort staat nu in het overzicht.
8. Vakanties invoeren
Wanneer je inlogt, zie je aan de linkerkant een menubalk. Klik in het menu op Inrichting
en vervolgens op Vakanties (S315)
. Je krijgt dan onderstaand scherm te zien:
Wat doet dit programma?
BinnenDe naam van het programma is Vakanties, maar binnen dit programma kun je denaast vakanties ook vrije dagen invoeren. Denk aan feestdagen, studiedagen en organisatiedagen waarbij de locatie gesloten is.
Wanneer je vakanties invoert, heeft dit een aantal gevolgen, namelijk:gevolgen:
- Vakantieperiodes invoeren beïnvloedt de telling van de trajectperiodes bij trajectsoorten. Wanneer je een week vakantie toevoegt en het traject van een leerling binnen die vakantieperiode valt, schuift de einddatum van het traject van de leerling een week op.
- De vakanties die je in dit programma invult, worden doorgerekend in alle roosters die je per klas en leerling invoert.
Wat vul je in?
Het toevoegen van een vakantie doe je op de volgende manier:
- Klik op Vakantie toevoegen.
- Het type staat standaard ingesteld op Activiteitenrooster. Wijzig deze instelling
NIET.NIET. - Vul de naam van de vakantie in als omschrijving. Bijvoorbeeld: Kerstvakantie 2024. Tip! Zet het jaartal erachter om
geendubbele namen tehebben.voorkomen. - Vul de
begin-start- en einddatum in. Let op! Als je 1 dag (zoals2etweede paasdag)opvoertinvoert,zalis debegin-start- endeeinddatumhetzelfde zijn. De titel is vakanties, maar het opvoeren van vrije schooldagen kan in hetzelfde programma (denk aan feestdagen, waarbij de locatie gesloten is of studie/ organisatie dagen).hetzelfde.
9. Klassen invoeren
Wanneer je inlogt, zie je aan de linkerkant een menubalk. Klik in het menu op Klassen
. Je krijgt dan onderstaand scherm te zien:
[AFBEELDING TOEVOEGEN]
Wat doet dit programma?
Alle medewerkers kunnen gekoppeld worden aan een klas. Wanneer je dit doet, wordt deze medewerker automatisch de mentor van die klas.
Wat vul je in?
10. Roosters invoeren
HOE KOM JE HIER?
11. Leerlingen toevoegen
Wanneer je inlogt, zie je aan de linkerkant een menubalk. Klik in het menu op Leerlingen
. Je krijgt dan onderstaand scherm te zien:
[AFBEELDING TOEVOEGEN]
Wat doet dit programma?
Wat vul je in?
12. Dossiertypes (niet instelbaar)
Dossiertypes zijn vooraf ingesteld en hebben als doel om de positief van de verschillende soorten entries op de goed plek binnen de leerling kaart op te slaan. Advies: niets aan veranderen.
13. Dossier sjabloon
De sjablonen kunnen binnen dit programma volledig op maat ingericht worden t.b.v. de inhoud van de registratieformats. Deze worden gekoppeld aan de dossiertypes voor de locatie en waardebepaling.